Sì, chi usa la propria auto per esigenze di servizio può ottenere il rimborso anche senza un’autorizzazione esplicita

A proposito della domanda recapitata ad Azione Sindacale da Stefania N. (Uso quotidianamente la mia auto per esigenze di servizio ma l’azienda non mi riconosce alcun rimborso nonostante le mie insistenze), rispondiamo prendendo spunto dalla recente sen tenza della Corte di Cassazione n. 24114 del 27 luglio 2026. 

Nell’ordinanza di specie gli Ermellini hanno chiarito che se un lavoratore usa la propria automobile per svolgere esigenze di servizio e l’azienda è d’accordo, può avere diritto al rimborso delle spese anche se non esiste un’autorizzazione scritta. L’azienda non può rifiutarsi di pagare soltanto perché non ha firmato un documento che autorizza il dipendente a utilizzare la sua auto.

Il caso esaminato dai giudici. Un dipendente che si occupava della raccolta dei rifiuti doveva raggiungere ogni giorno un deposito situato in un altro Comune, utilizzando la propria automobile. Il contratto collettivo applicato al settore dei servizi ambientali prevedeva il rimborso chilometrico per chi utilizzava il proprio veicolo per ragioni di servizio, con l’autorizzazione dell’azienda oppure in risposta a una richiesta aziendale. L'azienda si era opposta al pagamento, sostenendo che il lavoratore non avesse ricevuto un'autorizzazione esplicita e formale. La questione è arrivata fino alla Cassazione, che ha chiarito che l'autorizzazione non deve necessariamente essere scritta: può essere dimostrata anche attraverso il comportamento concreto dell'azienda e del lavoratore. I giudici hanno considerato diversi elementi: Il lavoratore utilizzava la propria automobile ogni giorno per raggiungere il deposito. L'azienda era a conoscenza di questa situazione e non aveva mai contestato l'utilizzo del veicolo. Questa abitudine, protratta nel tempo, faceva pensare che l'azienda accettasse che il dipendente utilizzasse la propria auto per esigenze di servizio. L'azienda non aveva indicato soluzioni alternative concretamente praticabili che consentissero al lavoratore di raggiungere il deposito entro il proprio orario di lavoro. In sostanza, se l'azienda sa che il dipendente utilizza regolarmente la propria auto per svolgere il lavoro, lo lascia fare e beneficia di questa modalità organizzativa, tali circostanze possono dimostrare un consenso anche in assenza di un'autorizzazione formale. Attenzione, però: non significa che qualsiasi utilizzo dell'auto personale dia automaticamente diritto al rimborso. Occorre dimostrare che il veicolo sia stato utilizzato per esigenze di servizio e che l'azienda abbia autorizzato, anche implicitamente, tale utilizzo oppure lo abbia richiesto.

Il tragitto casa-lavoro.  Questo è un altro aspetto da spiegare bene. La Cassazione ha respinto l'argomento dell'azienda secondo cui il deposito rappresentava il punto di riferimento per il lavoro e, quindi, il tragitto per raggiungerlo non avrebbe dato diritto al rimborso. I giudici hanno chiarito che le regole contrattuali utilizzate per individuare il luogo di inizio dell'orario di lavoro hanno una finalità specifica: stabilire come calcolare l'orario di lavoro in determinate situazioni. Queste regole non possono essere utilizzate per negare un rimborso previsto da un'altra disposizione del contratto collettivo. Il punto decisivo, quindi, non è soltanto dove si trovi il deposito o quale sia il luogo di lavoro, ma perché il dipendente abbia utilizzato la propria automobile e se lo abbia fatto con il consenso dell'azienda. Questo non vuol dire che ogni normale spostamento da casa al lavoro debba essere rimborsato: bisogna valutare le circostanze concrete e le regole previste dal contratto collettivo applicabile. Nel caso descritto, l'articolo 37, lettera a), del contratto collettivo del settore dei servizi ambientali del 6 dicembre 2016 prevedeva un rimborso chilometrico calcolato sulla base delle tariffe ACI, facendo riferimento ai parametri contrattuali indicati. Questo significa che il rimborso dipende dai criteri previsti dalla disciplina applicabile. Per sapere quanto spetta esattamente a un lavoratore, occorre quindi verificare il contratto collettivo di riferimento e le relative condizioni.

Per concludere,  gentile Stefania, chi utilizza la propria automobile per esigenze di servizio può avere diritto al rimborso delle spese sostenute anche quando l'azienda non ha mai rilasciato un'autorizzazione scritta. Il consenso può essere dimostrato anche attraverso comportamenti concreti (la conoscenza, l'utilizzo abituale dell'auto per ragioni di servizio, l'assenza di contestazioni e la mancanza di alternative concretamente praticabili per raggiungere il luogo richiesto). Ricordati poi che è sempre necessario dimostrare che l'utilizzo dell'auto rispondeva a effettive esigenze di servizio. Per tutelarsi, è consigliabile conservare eventuali ordini di servizio, comunicazioni aziendali, messaggi, turni, indicazioni sul luogo da raggiungere e documentazione dei chilometri percorsi.