Manuale Operativo sintetizzato per i Rimborsi di trasferta 2025 alla luce della circolare Assonime 26/2025

La legge di Bilancio 2025  ha previsto che quando il datore di lavoro opera rimborsi di trasferta al dipendente le spese di vitto, alloggio, viaggio o trasporto sostenute durante trasferte o missioni utilizzando taxi, NCC o altri autoservizi pubblici non di linea, questi rimborsi non vengono tassati ai fini IRPEF se le spese sono state effettuate e con un metodo tracciabile, cioè: bonifico bancario o postale, carta di credito, debito o prepagata, altri sistemi elettronici previsti dall’art. 23 del d.lgs. 241/1997.In pratica, se il dipendente va in trasferta, prende un taxi/NCC, paga in modo tracciabile e poi riceve il rimborso dal datore di lavoro, quel rimborso non sarà considerato reddito e quindi non ci pagherà tasse sopra. Tuttavia, la Circolare 26/2025 di Assonime svolge due importanti puntualizzazioni🡪 L’esenzione IRPEF si applica anche quando il rimborso è per pedaggi e parcheggi, anche se pagati in contanti. La prassi aziendale potrà quindi rimborsare tali voci senza che esse concorrano alla formazione del reddito, anche in assenza di strumenti di pagamento tracciabili.  Per i rimborsi chilometrici per spostamenti nel medesimo Comune della sede di lavoro, la circolare conferma che non concorrono a formare reddito (IRPEF) laddove siano sostenute spese di trasporto comprovate e documentate (ad esempio tramite note spese) anche se nel territorio comunale. Inoltre, viene precisato che l’onere della tracciabilità dei pagamenti riguarda le spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto sostenute dal 1° gennaio 2025 in poi; le spese sostenute nel 2024 non sono assoggettate a tale vincolo. Infine, la circolare raccomanda che le aziende adeguino i propri regolamenti interni/ note spese in modo da: prevedere chiaramente le categorie di spesa rimborsabili; gestire i casi nei quali il pagamento è effettuato in contanti (es. pedaggio, parcheggio) segnalando che, per tali voci, l’esenzione si mantiene anche senza pagamento tracciato; distinguere correttamente tra trasferte fuori Comune e nel Comune, ai fini della documentazione necessaria e dell’applicabilità o meno del requisito della tracciabilità. Ecco, a seguire, la tabella con i requisiti per l’esenzione IRPEF sui rimborsi secondo la Circolare Assonime 26/2025 e la Legge di Bilancio 2025, redatta in modo sintetico e aderente alle indicazioni disponibili.

Tabella operativa – Esenzione IRPEF rimborsi trasferte (Assonime 26/2025)

Tipologia di spesa rimborsata	Modalità di pagamento della spesa	Condizione per esenzione IRPEF del rimborso	Note operative
Vitto	Pagamento tracciabile (bonifico, carta, strumenti ex art. 23 d.lgs. 241/1997)	Esente	Necessaria tracciabilità solo per spese sostenute dal 1° gennaio 2025.
Alloggio	Pagamento tracciabile	Esente	Stesse regole del vitto.
Viaggio / Trasporto (treni, bus, taxi, NCC)	Pagamento tracciabile	Esente	Inclusi autoservizi non di linea (taxi/NCC).
Pedaggi autostradali	Anche in contanti	Esente	Esenzione sempre, anche senza pagamento tracciato.
Parcheggi	Anche in contanti	Esente	Stesse regole dei pedaggi: esenti anche se cash.
Rimborso chilometrico	Non rileva la modalità di pagamento	Esente, anche intra-Comune	Esente se riferito a spese effettive di trasporto; ammesso anche per spostamenti nel Comune della sede.
Spese sostenute nel 2024 ma rimborsate nel 2025	Non rileva	Non si applica il vincolo di tracciabilità	La tracciabilità opera solo per spese sostenute dal 1/1/2025.
Spese sostenute nel 2025	Regola dipendente dalla tipologia di spesa	Esenzione solo se rispettate le condizioni sopra	Attenzione alla data effettiva della spesa, non del rimborso.

Ulteriori punti chiave🡪 la tracciabilità è un requisito oggettivo della spesa, non del rimborso. L’azienda deve conservare documentazione idonea (ricevute, scontrini, note spese, documenti di viaggio). Per i rimborsi chilometrici, è necessario indicare: tragitto, km percorsi, motivo dello spostamento. Pedaggi e parcheggi rimangono esenti per loro natura, a prescindere dal metodo di pagamento.

Conoscere i propri diritti è importante ma, ancora di più, è esercitarli nel modo corretto. I dirigenti di Azione Sindacale Udine garantiscono ai propri iscritti una tutela gratuita, qualificata e tempi di attesa che non superano, nella peggiore delle ipotesi, le 48 ore. 

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