Un canale unitario per le segnalazioni nei gruppi societari tra D.lgs. 231/2001 e disciplina del whistleblowing

L’evoluzione della disciplina in materia di segnalazioni interne (whistleblowing) ha conosciuto un significativo impulso a seguito del recepimento della Direttiva (UE)

2019/1937, attuata in Italia con il D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24. Tale intervento normativo ha inciso profondamente anche sull’assetto organizzativo dei gruppi societari, ponendo questioni rilevanti in merito alla possibilità di strutturare canali di segnalazione condivisi e coordinati con i modelli organizzativi ex D.lgs. 8 giugno 2001, n. 231. In questo contesto, particolare rilievo assumono le indicazioni fornite dall’ANAC nelle Linee guida adottate con delibera n. 311 del 12 luglio 2023, nonché le osservazioni sistematiche elaborate da Assonime, che contribuiscono a chiarire i margini operativi concessi alle imprese, soprattutto nei gruppi di dimensioni medio-piccole. Il D.lgs. n. 24/2023 prevede l’obbligo, per gli enti del settore privato che abbiano impiegato nell’ultimo anno una media di almeno 50 lavoratori subordinati, di attivare canali interni di segnalazione che garantiscano la riservatezza dell’identità del segnalante, del segnalato e del contenuto della segnalazione (art. 4). La norma, tuttavia, pur ribadendo l’autonomia giuridica di ciascuna società, introduce una significativa apertura alla gestione accentrata delle segnalazioni nei gruppi di imprese. In particolare, l’art. 4, comma 4, consente alle società che impiegano fino a 249 dipendenti di condividere il canale di segnalazione interna e le relative attività di gestione. Tale previsione si inserisce in un delicato equilibrio tra il principio di autonomia delle singole entità giuridiche, l’esigenza di efficienza organizzativa e di riduzione dei costi e la necessità di garantire l’effettività delle tutele previste per il segnalante. 

Il canale condiviso nei gruppi fino a 249 dipendenti.  Alla luce delle Linee guida ANAC, la possibilità di un “canale unico” nei gruppi societari deve essere correttamente intesa. Non si tratta, infatti, di una completa unificazione delle segnalazioni, bensì della predisposizione di una piattaforma tecnologica comune, all’interno della quale ciascuna società del gruppo mantiene un proprio canale autonomo. In altri termini la struttura tecnica può essere unica 

ma i flussi di segnalazione restano distinti per ciascuna società.  Elemento imprescindibile è che ogni ente nomini un proprio soggetto gestore della segnalazione (interno o esterno), 

mantenga la responsabilità del trattamento della segnalazione ricevuta e garantisca il rispetto degli obblighi di riservatezza e protezione dei dati.  Un profilo particolarmente rilevante riguarda l’impossibilità, per il segnalante, di scegliere discrezionalmente la società destinataria della segnalazione. Ciò deriva dalla necessità di evitare fenomeni di forum shopping e interferenze nella corretta individuazione del soggetto responsabile della gestione.  La segnalazione deve, dunque, essere automaticamente indirizzata alla società competente, sulla base di criteri organizzativi predefiniti.

Esternalizzazione del canale di segnalazione. Il legislatore consente espressamente l’esternalizzazione del canale di segnalazione, senza porre limiti dimensionali. Tale soluzione appare particolarmente diffusa nella prassi, in quanto consente di garantire maggiore indipendenza e imparzialità, beneficiare di competenze tecniche specialistiche e rafforzare la fiducia dei segnalanti.  In caso di esternalizzazione, il soggetto terzo può gestire un’unica piattaforma per più società del gruppo ma deve operare nel rispetto delle istruzioni impartite da ciascun titolare del trattamento (art. 28 GDPR).  Resta fermo che la responsabilità giuridica della gestione della segnalazione permane in capo alla singola società e il soggetto esterno assume il ruolo di responsabile del trattamento dei dati. 

Integrazione con i modelli organizzativi ex D.lgs. 231/2001. Un aspetto centrale riguarda il coordinamento tra la disciplina del whistleblowing e i modelli di organizzazione, gestione e controllo previsti dal D.lgs. n. 231/2001. Già prima della riforma del 2023, l’art. 6, comma 2-bis, del D.lgs. 231 prevedeva l’obbligo di introdurre canali di segnalazione idonei a garantire la riservatezza del segnalante. Con l’entrata in vigore del D.lgs. n. 24/2023, tali disposizioni devono essere lette in modo sistematico e coordinato. Ne consegue che il canale whistleblowing può coincidere con quello previsto dal modello 231 e l’Organismo di Vigilanza (OdV) può essere coinvolto nella gestione delle segnalazioni, purché siano rispettati i requisiti di autonomia e indipendenza.  La giurisprudenza di legittimità ha più volte sottolineato l’importanza dell’effettività dei modelli organizzativi ai fini dell’esimente prevista dall’art. 6 del D.lgs. 231. In particolare, la Corte di Cassazione ha evidenziato come i modelli debbano essere concretamente attuati, efficacemente vigilati e idonei a prevenire i reati presupposto (cfr. Cass. pen., sez. VI, 18 febbraio 2014, n. 4677, caso ThyssenKrupp; Cass. pen., sez. IV, 24 aprile 2014, n. 22256).  In tale prospettiva, un sistema di segnalazione inefficace o meramente formale può incidere negativamente sulla valutazione dell’idoneità del modello.

Profili critici e questioni aperte. Nonostante le aperture normative, permangono alcune criticità interpretative: La condivisione del canale non deve tradursi in una compressione dell’autonomia delle singole società, pena il rischio di violare i principi di responsabilità individuale propri del sistema 231. Resta delicata la gestione delle segnalazioni che coinvolgano più società del gruppo, specie nei casi di operazioni infragruppo o responsabilità diffuse. L’adozione di piattaforme comuni impone particolare attenzione al rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), soprattutto in relazione alla minimizzazione dei dati; alla limitazione delle finalità e alla segregazione degli accessi. Il Garante per la protezione dei dati personali ha più volte ribadito la necessità di adottare misure tecniche e organizzative adeguate a evitare accessi indebiti alle segnalazioni.

Concludendo. La possibilità di istituire canali di segnalazione condivisi rappresenta un importante passo verso una gestione più efficiente e strutturata del whistleblowing nei gruppi societari. Tuttavia, tale facoltà deve essere esercitata nel rispetto di un equilibrio complesso tra esigenze di coordinamento; autonomia delle singole entità e tutela effettiva del segnalante. Le indicazioni fornite dall’ANAC e i contributi interpretativi di Assonime evidenziano come il modello preferibile non sia quello di un canale realmente unico, bensì quello di una piattaforma comune con canali giuridicamente distinti. 

Conoscere i propri diritti è importante ma, ancora di più, è esercitarli nel modo corretto. I dirigenti di Azione Sindacale Udine garantiscono ai propri iscritti una tutela gratuita, qualificata e tempi di attesa che non superano, nella peggiore delle ipotesi, le 48 ore. 

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