WhatsApp nei rapporti di lavoro: implicazioni giuridiche, discipline applicabili e orientamenti giurisprudenziali

L’uso sempre più frequente di applicazioni di messaggistica istantanea, in particolare WhatsApp nei rapporti di lavoro, ha modificato in profondità anche le dinamiche relazionali nei luoghi di lavoro. L’affermarsi di questi strumenti al di fuori dei canali ufficiali introduce nuove criticità in tema di privacy, trattamento dei dati personali, doveri datoriali e obblighi disciplinari, con riflessi rilevanti sul piano civilistico, penalistico e giuslavoristico. Sebbene non concepito per finalità professionali, WhatsApp è oggi utilizzato per attività operative

quali: la gestione dei turni lo scambio di documenti il coordinamento interno tra colleghi e le comunicazioni tra datore e dipendente. Tale utilizzo, è bene sottolinearlo, non è esente da rischi giuridici, soprattutto quando non disciplinato da una policy aziendale formalizzata.

Le principali criticità: Inserimento non consensuale in gruppi; Diffusione di messaggi o screenshot senza autorizzazione; Comunicazioni inopportune o lesive della dignità altrui; Uso di WhatsApp per finalità di controllo surrettizio. Tali condotte possono dare luogo a illeciti disciplinari, illeciti civili ex art. 2043 c.c., reati penali (es. diffamazione, molestie), violazioni della normativa privacy (GDPR, Codice Privacy).

Il numero di telefono come dato personale: l’inserimento nei gruppi WhatsApp aziendali. L’orientamento del Garante per la protezione dei dati personali e della giurisprudenza civile e lavoristica è chiaro: il numero telefonico è un dato personale e la sua comunicazione a terzi (es. colleghi, fornitori, clienti) senza il consenso dell’interessato rappresenta un trattamento illecito. Ecco i riferimenti normativi🡪 Art. 4 e 6 GDPR – definizione e liceità del trattamento; Art. 167 D.lgs. 196/2003 – trattamento illecito dei dati; Artt. 13 e 14 GDPR – obblighi informativi. Giurisprudenza rilevante🡪 Garante Privacy, Provv. 4 dicembre 2019 (L’inserimento di un soggetto in un gruppo WhatsApp senza informativa e senza consenso costituisce violazione della privacy, anche in ambito scolastico o professionale). Cass. civ., sez. lav., n. 29761/2019 (Obbligo per il datore di lavoro di proteggere la riservatezza del lavoratore anche nei rapporti tra pari grado (es. colleghi).

Consenso, base giuridica e gestione del trattamento. L’uso di WhatsApp per finalità lavorative richiede una base giuridica conforme al GDPR, solitamente individuabile nel consenso esplicito (art. 6, par. 1, lett. a) o nell’esecuzione del contratto (lett. b), ma solo in presenza di determinate garanzie. Il consenso deve essere: Libero: non può essere imposto come condizione per l’assunzione o per l’accesso a strumenti necessari; Informato e specifico: l’informativa deve dettagliare finalità, tempi di conservazione e modalità di esercizio dei diritti; Documentato: deve esistere una traccia documentale del consenso prestato (art. 7, par. 1, GDPR). Policy aziendale necessaria🡪 Le imprese devono adottare un regolamento interno sull’uso delle app di messaggistica che disciplini: modalità autorizzate di utilizzo; criteri per la creazione e la gestione dei gruppi; facoltà del lavoratore di opt-out o cancellazione (per capirci🡪  il diritto di sottrarsi a una determinata condizione, accordo o servizio. In soldoni la possibilità di dire no); soggetti titolari del trattamento e misure di sicurezza.

Profili penalistici: quando WhatsApp integra reato. Numerose sono le ipotesi di reati commessi attraverso l’uso dell’applicazione, in ambito sia professionale che extra lavorativo. Particolarmente rilevanti nel contesto lavoristico (vedi specchietto):

Reato	Norma	Condotta tipica
Diffamazione aggravata	Art. 595, co. 3 c.p.	Offese in gruppi WhatsApp con più partecipanti
Stalking	Art. 612-bis c.p.	Messaggi insistenti e molesti tra colleghi
Sextortion	Plurime norme	Minaccia di diffusione di materiale sessualmente esplicito
Violazione del diritto d'immagine	Art. 10 c.c. – Art. 96 L. 633/1941	Pubblicazione non autorizzata di foto o video
Intercettazioni illecite	Art. 615-bis c.p.	Registrazione/condivisione non autorizzata di conversazioni

Tali condotte possono legittimare il licenziamento per giusta causa (art. 2119 c.c.), procedimenti disciplinari ex art. 7 L. 300/1970, domande risarcitorie ex art. 2087 c.c. (tutela dell’integrità morale del lavoratore).

WhatsApp come fonte di prova nei procedimenti disciplinari e giudiziari. Nonostante la crittografia end-to-end, le chat possono essere utilizzate come fonte di prova, specie in sede di contenzioso lavoristico, grazie a: acquisizione volontaria (es. screenshot prodotti da una delle parti); sequestro probatorio in ambito penale; rogatoria internazionale, come consentito dal Cloud Act statunitense per dati conservati su server esteri. Giurisprudenza rilevante (per approfondimenti) 🡪: Cass. civ., sez. lav., n. 21965/2021 – Le chat WhatsApp acquisite lecitamente e non contestate possono costituire prova documentale valida anche in ambito lavorativo. Trib. Milano, ord. 23.9.2022 – I messaggi WhatsApp, se acquisiti senza violazione della privacy, possono fondare un licenziamento per giusta causa, specie in caso di offese o minacce.

Strumenti di tutela e autodeterminazione del lavoratore. Le app di messaggistica, per quanto invasive, prevedono meccanismi di autotutela, il cui utilizzo consapevole è fondamentale: Impostazioni sulla privacy (es. “ultimo accesso”, “blocco contatti”); Controlli sullo stato online e sulle conferme di lettura; Segnalazione di abusi o contenuti inappropriati. L'efficacia di tali strumenti dipende dalla formazione dell’utente, che nel contesto lavorativo deve essere supportata da informazione preventiva e aggiornamenti periodici. In mancanza di un quadro normativo organico, assume rilievo centrale la regolamentazione interna attraverso codici di condotta, policy sull’uso degli strumenti digitali e percorsi di formazione giuridico-tecnologica dei lavoratori e dei dirigenti. Se l’azienda non li pone in essere il nostro consiglio è quello di rifiutare categoricamente l’uso dell’applicazione sul telefono personale. Consiglio🡪 Nessun problema insorgerà al lavoratore se al termine dell’orario di servizio il telefono aziendale sarà trattenuto in azienda o chiuso fino alla ripresa in servizio  

Ci chiede Giovanna: Il datore di lavoro può costringermi a usare WhatsApp sul mio telefono personale? No, non può. Il tuo telefono personale è un tuo bene privato. Il Garante per la Privacy ha più volte chiarito che l’azienda non può imporre app o sistemi di controllo sui dispositivi personali dei dipendenti (concetto di “BYOD – Bring Your Own Device” regolato con molta attenzione).  Se mi danno un telefono aziendale, possono anche obbligarmi a usare WhatsApp?  In parte sì, ma con i limiti dei tuoi diritti. L’azienda può installare app di lavoro (come WhatsApp, Teams, ecc.) sul telefono aziendale, se rientrano nella sua organizzazione del lavoro e può chiederti di usare il telefono aziendale per scopi professionali, anche con app di messaggistica per comunicazioni strettamente legate al lavoro. Attenzione però🡪 WhatsApp non deve essere usato per controllarti o monitorare le tue attività; le comunicazioni devono essere limitate all'orario di lavoro, salvo eccezioni specifiche e normate (es. reperibilità formalmente prevista) e riguardare solo aspetti lavorativi. Hai diritto di sapere (per iscritto) quali app devi usare, per cosa e con quali limiti. L’azienda deve darti un’informativa che specificamente chiarisca come vengono trattati i tuoi dati personali anche sul telefono aziendale.

Conoscere i propri diritti è importante ma, ancora di più, è esercitarli nel modo corretto. I dirigenti di Azione Sindacale Udine garantiscono ai propri iscritti una tutela gratuita, qualificata e tempi di attesa che non superano, nella peggiore delle ipotesi, le 48 ore. 

• puoi chiamarci: Linea mobile 331-7497940  

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