GPS sulle auto aziendali e controlli a distanza. Una guida pratica per i lavoratori dipendenti del settore privato

L’utilizzo di sistemi di geolocalizzazione GPS installati sulle vetture aziendali rappresenta una delle forme più diffuse di controllo tecnologico dell’attività lavorativa. Proprio per la sua natura potenzialmente invasiva, tale strumento è oggetto di una disciplina rigorosa, volta a bilanciare le esigenze organizzative dell’impresa con i diritti fondamentali del lavoratore, in particolare la dignità e la riservatezza. Il riferimento normativo centrale è l’articolo 4 della

Legge n. 300/1970 (Statuto dei Lavoratori), come modificato dal decreto legislativo n. 151/2015, che regola l’uso degli impianti e degli strumenti dai quali possa derivare un controllo a distanza dell’attività dei lavoratori. Secondo l’interpretazione fornita dall’Ispettorato Nazionale del Lavoro, in particolare con la circolare n. 2 del 7 novembre 2016, l’installazione di un sistema GPS sulle auto aziendali costituisce, di regola, un controllo a distanza, poiché consente di monitorare indirettamente i comportamenti e gli spostamenti del lavoratore nello svolgimento della prestazione. Il controllo è ammesso solo se ricorrono specifiche esigenze aziendali, tassativamente indicate dalla legge: Si tratta di esigenze organizzative, produttive, di sicurezza del lavoro e di tutela del patrimonio aziendale. In assenza di tali presupposti, l’uso del GPS è illecito.  

Quando il GPS non è uno strumento strettamente necessario per rendere la prestazione lavorativa, ma rappresenta un elemento aggiuntivo rispetto al veicolo aziendale (che è lo strumento di lavoro principale), il datore di lavoro deve obbligatoriamente 🡪 stipulare un accordo sindacale con la rappresentanza sindacale aziendale (RSA o RSU) oppure,  in mancanza di rappresentanze interne, ottenere una autorizzazione preventiva dall’Ispettorato territoriale del lavoro. La circolare dell’INL chiarisce che il semplice fatto che il veicolo sia aziendale non rende automaticamente legittimo il GPS. Ciò che rileva è la possibilità concreta di controllo dell’attività del lavoratore.

Quando il GPS può essere utilizzato senza accordo o autorizzazione. L’articolo 4, comma 2, dello Statuto dei Lavoratori prevede un’eccezione importante. Non è richiesto l’accordo sindacale né l’autorizzazione dell’Ispettorato quando il GPS è indispensabile per l’esecuzione della prestazione lavorativa, oppure è imposto da una specifica norma di legge o di regolamento. Si tratta, tuttavia, di ipotesi limitate e da valutare caso per caso. L’interpretazione estensiva di questa eccezione è stata più volte esclusa sia dall’Ispettorato sia dal Garante per la protezione dei dati personali, che richiede un rigoroso rispetto del principio di necessità.

Obblighi informativi e tutela della privacy del lavoratore. Anche quando il GPS è legittimamente installato, il datore di lavoro è tenuto a rispettare una serie di obblighi inderogabili in materia di protezione dei dati personali, previsti dal Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e dal Codice Privacy. In particolare, il lavoratore deve ricevere un’informativa chiara, completa e preventiva, che indichi le finalità del trattamento dei dati di geolocalizzazione, le modalità di funzionamento del sistema GPS, i tempi di conservazione dei dati, i soggetti autorizzati ad accedere alle informazioni e i diritti esercitabili dal lavoratore (accesso, limitazione, opposizione, reclamo). Il trattamento deve rispettare i principi di proporzionalità, minimizzazione e limitazione della finalità. Un monitoraggio continuo, non giustificato o eccedente rispetto agli scopi dichiarati, è da considerarsi illegittimo.

Utilizzabilità dei dati GPS a fini disciplinari. I dati raccolti tramite GPS possono essere utilizzati a fini disciplinari solo se l’impianto è stato installato nel rispetto dell’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori, il lavoratore è stato correttamente informato e il trattamento dei dati è conforme alla normativa privacy. In mancanza di uno solo di questi presupposti, l’utilizzo delle informazioni può essere contestato e ritenuto illegittimo.

Concludendo. Il GPS sulle auto aziendali non è di per sé vietato, ma è uno strumento fortemente regolamentato. La normativa vigente impone un equilibrio rigoroso tra le esigenze dell’impresa e i diritti del lavoratore, affidando un ruolo centrale alla trasparenza, alla proporzionalità e alla legittimazione preventiva dei controlli. Per il lavoratore del settore privato, conoscere queste regole significa poter riconoscere un utilizzo lecito del GPS e, soprattutto, individuare tempestivamente eventuali abusi, tutelando la propria posizione professionale e i propri diritti fondamentali.

Approfondimento 🡪 Gps e vigilanza zoofila (Riprendiamo concetti già enunciati). Secondo la normativa italiana, qualunque sistema che permette di rilevare informazioni sulla posizione e sugli spostamenti di un dipendente attraverso un veicolo aziendale costituisce controllo a distanza ai sensi dell’articolo 4 della Legge n. 300/1970 (Statuto dei Lavoratori).  Il fatto che i furgoni servano per recuperare cani randagi, intervenire in strada per motivi di sicurezza pubblica o salute animale, non elimina l’applicabilità delle regole sul controllo a distanza. Per legge, un sistema GPS è ammesso solo se: è giustificato da esigenze effettive e documentabili di tipo organizzativo e produttivo (es. ottimizzazione dei percorsi); di sicurezza sul lavoro (es. emergenze, soccorso in situazioni pericolose); ** e di tutela del patrimonio aziendale; Attenzione, non è sufficiente la sola utilità presunta o generica è anche  dirimente che l’azienda abbia ottenuto o un accordo sindacale con rappresentanti dei lavoratori (RSU/RSA), oppure un’autorizzazione preventiva dall’Ispettorato del Lavoro.  Se manca una delle due, l’installazione e l’utilizzo del GPS sono irregolari. Ma, non solo… Anche l’informativa ai lavoratori è obbligatoria (anche quando l’installazione del GPS è legittima) L’informativa deve rispettare sia le previsioni dello Statuto dei Lavoratori sia la disciplina sulla privacy.  L’azienda deve informare preventivamente i lavoratori, come richiesto dall’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR), deve chiarire finalità, modalità, durata della conservazione, diritti del lavoratore e i soggetti che possono accedere ai dati. La giurisprudenza del Garante per la protezione dei dati personali è molto chiara: nessuna attività di geolocalizzazione può iniziare senza informativa trasparente e specifica.  Il semplice fatto di avere un GPS su un veicolo aziendale senza aver dato alcuna informativa ai lavoratori è già di per sé una violazione della normativa privacy.  Concludendo: Nel caso di specie “vigilanza zoofila” il GPS non è strumento necessario alla prestazione e non esiste base normativa speciale che lo imponga, quindi rientra nei controlli a distanza ex art. 4, comma 1 (necessario un accordo sindacale o autorizzazione ITL). L’ installazione senza tali passaggi è illegittima e l’assenza di informativa ai collaboratori completa il quadro che disegna una grave irregolarità.

Conoscere i propri diritti è importante ma, ancora di più, è esercitarli nel modo corretto. I dirigenti di Azione Sindacale Udine garantiscono ai propri iscritti una tutela gratuita, qualificata e tempi di attesa che non superano, nella peggiore delle ipotesi, le 48 ore. 

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