La comunicazione dell’assenza tramite WhatsApp alla luce della sentenza del Tribunale di Udine n. 167/2026

ll progressivo utilizzo degli strumenti di messaggistica istantanea nei rapporti di lavoro impone una rilettura degli obblighi informativi del lavoratore, specie con riferimento alla

comunicazione dell’assenza. In tale contesto si colloca la sentenza del Tribunale di Udine n. 167 del 13 aprile 2026, che affronta in modo puntuale il tema della validità del messaggio WhatsApp quale mezzo idoneo a comprovare l’adempimento dell’obbligo di comunicazione. Nel caso di specie, una lavoratrice, impossibilitata a riprendere servizio al termine di un periodo di ferie richiesto per accertamenti sanitari, aveva comunicato la prosecuzione dell’assenza mediante messaggio WhatsApp indirizzato al proprio referente aziendale.  Il datore di lavoro, richiamando le procedure interne che imponevano modalità formali di comunicazione, qualificava l’assenza come ingiustificata e irrogava una sanzione disciplinare conservativa (due giorni di sospensione).

Il Tribunale di Udine ha annullato la sanzione, fondando la propria decisione su alcuni passaggi argomentativi di particolare rilievo: 1. Effettiva ricezione della comunicazione: il messaggio risultava pervenuto al destinatario e non era stato contestato nella sua autenticità; 2. chiarezza del contenuto: la lavoratrice aveva esplicitato le ragioni dell’assenza e la sua prosecuzione; 3. assenza di pregiudizio organizzativo concreto: il datore era stato posto nella condizione di conoscere tempestivamente l’impedimento. Il giudice ha valorizzato il raggiungimento dello scopo informativo, ritenendo recessivo il mancato rispetto delle modalità formali previste dalle procedure aziendali. La decisione si inserisce nel solco dei principi generali che governano l’esecuzione del rapporto di lavoro. L’obbligo di comunicare l’assenza trova fondamento nell’art. 2104 c.c. (diligenza del prestatore) e negli artt. 1175 e 1375 c.c. (correttezza e buona fede).  In assenza di una previsione legale che imponga una forma vincolata, tale obbligo deve ritenersi a forma libera, purché la comunicazione sia idonea a realizzare la propria funzione. Il Tribunale di Udine, in linea con tale impostazione, afferma implicitamente che ciò che rileva non è il mezzo utilizzato, ma la concreta idoneità della comunicazione a portare a conoscenza del datore l’assenza e le sue ragioni. Ne deriva una lettura sostanzialistica dell’obbligo informativo, coerente con l’evoluzione tecnologica dei mezzi di comunicazione.

Il valore probatorio dei messaggi WhatsApp nella giurisprudenza di legittimità. Uno dei profili centrali della decisione riguarda la valenza probatoria del messaggio WhatsApp (comunicazione dell’assenza tramite WhatsApp).

Sul punto, la giurisprudenza della Corte di Cassazione ha ormai espresso orientamenti consolidati: a) i messaggi scambiati tramite applicazioni di messaggistica costituiscono documenti informatici ai sensi dell’art. 2712 c.c.; b) essi fanno piena prova dei fatti rappresentati se la parte contro cui sono prodotti non ne disconosce specificamente la conformità; c) il disconoscimento deve essere circostanziato, non essendo sufficiente una contestazione generica.  La Suprema Corte ha inoltre chiarito che le riproduzioni informatiche (come screenshot di chat) sono liberamente valutabili dal giudice ai sensi dell’art. 116 c.p.c. e in mancanza di contestazione specifica, esse possono costituire prova piena del contenuto della comunicazione.  La sentenza del Tribunale di Udine si pone in continuità con tali principi, laddove attribuisce rilevanza decisiva al fatto che il datore non abbia contestato la provenienza e il contenuto dei messaggi e la comunicazione sia stata effettivamente ricevuta. 

L’“incolpevole convinzione” e l’affidamento del lavoratore. Un passaggio particolarmente significativo della decisione riguarda il riconoscimento, in capo alla lavoratrice, di una incolpevole convinzione circa la correttezza della propria condotta. Il giudice valorizza il comportamento complessivo della lavoratrice, evidenziando che la stessa aveva utilizzato un canale comunicativo normalmente impiegato nei rapporti aziendali, non vi erano stati precedenti richiami o contestazioni circa l’uso di tale strumento e il contenuto della comunicazione era completo e tempestivo.  In tale prospettiva, la sanzione disciplinare risulta illegittima anche perché contraria ai principi di buona fede e di tutela dell’affidamento, che impongono di considerare la percezione soggettiva del lavoratore quando essa sia ragionevole e giustificata dal contesto.

Formalismo procedurale e principio di proporzionalità della sanzione. La decisione affronta indirettamente anche il tema del rapporto tra violazione formale delle procedure aziendali e legittimità della sanzione disciplinare. Ai sensi dell’art. 2106 c.c., la sanzione deve essere proporzionata alla gravità dell’infrazione. La giurisprudenza di legittimità ha costantemente affermato che la valutazione di proporzionalità deve tener conto non solo della violazione formale, ma anche della lesione concreta dell’interesse datoriale; non ogni inosservanza delle procedure interne giustifica una sanzione, specie in assenza di danno organizzativo.  Nel caso in esame la comunicazione era avvenuta, il datore era stato informato e non risultava alcun pregiudizio. Ne consegue che la sanzione irrogata si poneva in contrasto con il principio di proporzionalità, risultando eccessivamente afflittiva rispetto alla condotta contestata. La pronuncia offre altresì spunti in ordine ai limiti del potere datoriale di regolamentare le modalità di comunicazione. Sebbene il datore possa legittimamente prevedere procedure specifiche, tali regole non possono essere applicate in modo rigidamente formalistico, devono essere interpretate alla luce dei principi di buona fede e ragionevolezza e non possono condurre a sanzioni quando lo scopo della norma interna sia stato comunque raggiunto.  Il Tribunale di Udine, pur senza negare la validità delle procedure aziendali, ne ridimensiona la portata, subordinandone l’applicazione al criterio sostanziale dell’effettività.