Rimborsi spese gonfiati? Niente licenziamento se non c’è dolo e l’azienda controlla dopo: Cassazione docet

Una recente ordinanza della Corte di Cassazione (n. 23189/2025) introduce un principio che rivoluziona la gestione dei rimborsi spese e delle sanzioni disciplinari in azienda: se i controlli sono programmati ex post, i rimborsi spese gonfiati di un dipendente non costituisce frode e non giustifica il licenziamento. Detto diversamente: Se il controllo della richiesta di rimborso è successivo, si deve accettare che l’errore del dipendente non sia automaticamente una colpa grave e ciò comporta, se del caso, solo sanzioni conservative

Una decisione che ridisegna i confini del potere disciplinare La Corte di Cassazione ha stabilito che quando un’azienda utilizza un portale interno per la gestione delle note spese con controllo successivo, eventuali discrepanze o irregolarità inserite dal lavoratore non rappresentano automaticamente un comportamento doloso. Piuttosto, si tratta di semplici irregolarità procedurali. Pertanto, la sanzione espulsiva – cioè il licenziamento – risulta sproporzionata. Il messaggio della Cassazione è chiaro: se il sistema prevede controlli solo dopo l’inserimento delle richieste, la responsabilità del mancato filtro non può ricadere interamente sul dipendente. Il ruolo decisivo del portale e del controllo a posteriori. Secondo la Corte, l’inserimento di dati su un portale aziendale che prevede una fase di verifica successiva crea un flusso trasparente e tracciabile. Anche comportamenti discutibili – come allegare ricevute di carta di credito invece degli scontrini fiscali – rientrano nelle irregolarità gestibili attraverso la procedura, senza assumere carattere fraudolento. Il controllo aziendale è dunque parte integrante del processo, e la sua posticipazione fa venir meno la presunta malafede del lavoratore. Di conseguenza, non è corretto interpretare l’irregolarità come tentativo di truffa, ma piuttosto come un errore amministrativo da correggere.

Il caso concreto: rimborso parziale e licenziamento bocciato. Il caso che ha portato alla pronuncia della Suprema Corte riguarda una dipendente che aveva richiesto un rimborso spese per oltre 920 euro tramite il portale aziendale. I controlli interni hanno riscontrato irregolarità per circa 250 euro, stornati secondo procedura. Tuttavia, l’azienda ha deciso comunque di procedere con il licenziamento per giusta causa, accusando la lavoratrice di grave inadempimento. Il Tribunale di prima istanza ha giudicato illegittimo il licenziamento, mentre la Corte d’Appello ha dato ragione all’azienda. Ma la Cassazione ha infine ribaltato tutto: l’uso del sistema con controllo ex post esclude l’intenzionalità fraudolenta, rendendo sproporzionata la sanzione massima. 

Questa pronuncia avrà effetti a catena sul mondo del lavoro. Il potere disciplinare delle imprese risulta ridimensionato: una richiesta anomala non comporta più automaticamente il licenziamento, ma un semplice storno o, al massimo, una sanzione conservativa (richiamo, sospensione, ecc.). Per i lavoratori il messaggio è duplice: da un lato il posto non è più a rischio per una singola irregolarità, (non ritentate la sorte) ma dall’altro ogni errore resta registrato e può influenzare la fiducia aziendale e le valutazioni future.

Conoscere i propri diritti è importante ma, ancora di più, è esercitarli nel modo corretto. I dirigenti di Azione Sindacale Udine garantiscono ai propri iscritti una tutela gratuita, qualificata e tempi di attesa che non superano, nella peggiore delle ipotesi, le 48 ore. 

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