Welfare aziendale 2026. Quali benefici chiedere, quali limiti rispettare e come ottenere rimborsi esentasse

Azione Sindacale ricorda ai lavoratori:

Per le ragioni che vi saranno chiare dopo la lettura del breve servizio che vi proponiamo, potrebbe essere utile informarsi sui benefici che si possono richiedere al proprio datore di lavoro approssimandosi la fine dell’anno. Vediamo insieme a cosa alludiamo

Fringe benefit: 1.000 euro, oppure 2.000 euro per chi ha figli a carico. Nel 2026 l’azienda può riconoscere a ciascun dipendente beni e servizi per un valore complessivo fino a 1.000 euro all’anno senza applicare IRPEF e contributi, purché siano rispettate le condizioni previste dalla normativa. Per i lavoratori con almeno un figlio fiscalmente a carico, il limite sale a 2.000 euro. La regola comprende i figli nati fuori dal matrimonio, adottivi e affidati. Si applica anche a chi riceve l’Assegno unico per il figlio. Queste soglie sono state introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 per il periodo 2025-2027. In assenza di ulteriori proroghe, dal 2028 si tornerebbe al limite ordinario di 258,23 euro. Quali beni e servizi rientrano nel limite? Nel plafond dei fringe benefit possono essere comprese diverse voci: buoni spesa e buoni carburante; regali natalizi; dispositivi elettronici; telefono aziendale utilizzabile anche per esigenze personali; valore convenzionale dell’automobile aziendale concessa per uso promiscuo; rimborsi delle bollette di acqua, luce e gas; rimborso del canone di affitto dell’abitazione principale; rimborso degli interessi sul mutuo relativo alla prima casa. Per queste ultime tre voci non è previsto un limite separato per ciascuna categoria: il lavoratore può utilizzare l’intero plafond per una sola spesa oppure distribuirlo tra più benefici, sempre nel rispetto delle condizioni previste. Per ottenere il limite maggiorato di 2.000 euro, il dipendente deve consegnare all’azienda un’autocertificazione con il codice fiscale dei figli fiscalmente a carico. In mancanza della dichiarazione, viene applicata la soglia di 1.000 euro. Nel 2026 è fiscalmente a carico il figlio che non supera un reddito annuo di 4.000 euro se ha meno di 24 anni, oppure di 2.840,51 euro se ha un’età superiore. Il beneficio spetta per intero a entrambi i genitori lavoratori, anche quando la detrazione fiscale per il figlio è ripartita tra loro. Regole per i buoni acquisto. Per mantenere l’esenzione, i buoni devono essere nominativi, non trasferibili ad altre persone e non convertibili in denaro. Inoltre, non è possibile aggiungere denaro proprio per acquistare un bene che supera il valore del buono. Il buono multiuso, utilizzabile per diversi beni o attraverso una piattaforma, ha un valore massimo di 258,23 euro per ciascun buono. Per questo motivo alcune aziende preferiscono distribuirli in più tranche anziché in un’unica soluzione. Il 23 ottobre l’Agenzia delle Entrate, con la risposta a interpello n. 189, ha confermato che i buoni spesa e carburante possono mantenere la natura di fringe benefit esenti anche quando sono destinati soltanto ai dipendenti che lavorano la domenica. Ciò che conta è la natura del beneficio: deve trattarsi di beni o servizi, non di denaro. Dal 1° gennaio 2027 le stesse regole saranno riportate nell’articolo 53 del nuovo Testo unico delle imposte sui redditi, con una diversa numerazione ma senza modifiche sostanziali. Attenzione al superamento della soglia: si rischia di pagare le tasse sull’intero importo. Il limite di 1.000 o 2.000 euro non funziona come una franchigia. Se il valore complessivo dei benefit supera anche di un solo euro la soglia applicabile, diventa imponibile l’intero importo, non soltanto la parte eccedente. Esempio: un dipendente senza figli a carico riceve 60 euro al mese in buoni carburante, per un totale annuo di 720 euro. Se a dicembre riceve anche un rimborso di 300 euro per le bollette, il totale raggiunge 1.020 euro. Il risultato è che tutti i 1.020 euro diventano imponibili, non soltanto i 20 euro eccedenti. Se lo stesso dipendente ha un figlio fiscalmente a carico e ha presentato l’autocertificazione, rimane invece entro la soglia di 2.000 euro. Prima di presentare una richiesta, è quindi importante conoscere il valore di tutti i benefit già ricevuti durante l’anno. È utile chiedere all’ufficio del personale il totale registrato a proprio nome, includendo automobile aziendale, telefono e altre prestazioni che possono avere un valore fiscale significativo. Il conteggio riguarda ogni singolo lavoratore nell’anno solare. In caso di cambio di lavoro, i benefit ricevuti dai diversi datori di lavoro si sommano: se il primo datore ha riconosciuto 700 euro e il secondo ne eroga altri 500, il limite di 1.000 euro viene superato e il datore che effettua il conguaglio di fine anno deve considerare l’intero importo ai fini fiscali. Entro quando devono essere erogati? Per effetto del cosiddetto principio di cassa allargato, le somme erogate entro il 12 gennaio 2027 vengono considerate reddito del 2026. Questa è la data da tenere presente per verificare a quale anno imputare i benefici. Rimborso di bollette, affitto e mutuo: quali spese sono ammesse. Bollette domestiche. Possono essere rimborsate le spese per acqua, luce e gas relative a immobili destinati a uso abitativo e posseduti o detenuti dal dipendente, dal coniuge o dai familiari, anche quando questi ultimi non vi risiedono, purché le spese siano effettivamente a loro carico. Sono ammesse anche le utenze intestate al condominio e ripartite tra i residenti, oppure quelle intestate al proprietario dell’immobile e riaddebitate all’inquilino in base al contratto. Non rientrano in questa categoria le bollette telefoniche o di internet. Non possono inoltre essere rimborsati consumi sostenuti da un’altra persona quando la spesa non è effettivamente a carico del dipendente. Affitto e interessi sul mutuo. In questo caso il requisito è più specifico: l’immobile deve essere l’abitazione principale, cioè la casa in cui il lavoratore dimora abitualmente. Il rimborso può riguardare il canone di affitto effettivamente pagato oppure la quota di interessi delle rate del mutuo, ma non la quota destinata a restituire il capitale. Le spese devono riferirsi al 2026. Inoltre, una stessa spesa rimborsata dall’azienda non può essere nuovamente portata in detrazione nella dichiarazione dei redditi. Per esempio, chi riceve un rimborso di 2.000 euro per interessi sul mutuo rinuncia alla detrazione del 19% su quella stessa somma. Poiché la detrazione sugli interessi del mutuo può arrivare al massimo a 760 euro annui, è opportuno valutare quale soluzione risulti più conveniente. Quali documenti servono? L’azienda può richiedere le bollette, le ricevute, il contratto di affitto o altra documentazione idonea. Può anche accettare una dichiarazione sostitutiva con cui il lavoratore attesta di possedere i documenti e dichiara che la stessa spesa non è già stata rimborsata da un altro datore di lavoro, per esempio quello del coniuge. La documentazione deve essere conservata: in caso di controllo, il dipendente risponde della correttezza di quanto dichiarato. 

Buoni pasto, trasporti, scuola e assistenza: il welfare aziendale 2026. Occorre distinguere i fringe benefit dal welfare aziendale in senso stretto. Quest’ultimo segue regole fiscali diverse e, in molti casi, permette di riconoscere servizi senza consumare il plafond di 1.000 o 2.000 euro. Per usufruire delle agevolazioni previste per il welfare, i beni e servizi devono generalmente essere messi a disposizione della generalità dei dipendenti o di categorie omogenee, non del singolo lavoratore scelto individualmente. Un piano welfare o un accordo sindacale rappresenta una modalità tipica per organizzare queste prestazioni, spesso attraverso una piattaforma con un budget utilizzabile dai dipendenti. Tra le principali voci rientrano: Buoni pasto: dal 1° gennaio 2026, quelli elettronici sono esenti fino a 10 euro al giorno, mentre quelli cartacei restano esenti fino a 4 euro. Per chi lavora cinque giorni a settimana, l’aumento della soglia elettronica può tradursi in circa 450 euro annui aggiuntivi di spesa esente. Trasporto pubblico: abbonamenti ai mezzi pubblici, con possibilità di includere anche i familiari fiscalmente a carico. Istruzione dei figli: rette degli asili nido e scolastiche, libri, campus estivi e borse di studio. Assistenza familiare: servizi per familiari anziani o non autosufficienti. Attività sportive: palestre e corsi, se erogati attraverso una piattaforma welfare. Previdenza complementare: contributi deducibili dal reddito imponibile fino a 5.300 euro all’anno.

Fondi sanitari integrativi: contributi esenti fino a 3.615,20 euro (non concorrono a formare il reddito da lavoro dipendente). I servizi che rientrano in questo canale non riducono il plafond dei fringe benefit. Se l’azienda mette a disposizione una piattaforma welfare, può quindi essere conveniente utilizzare quel budget per spese scolastiche o abbonamenti ai trasporti, conservando il plafond dei fringe benefit per le bollette e i buoni spesa.  Premio di risultato: pagamento in denaro o conversione in welfare. I dipendenti che dispongono di un premio legato agli obiettivi aziendali, previsto da un contratto aziendale o territoriale, possono valutare se riceverlo in busta paga oppure convertirlo in welfare, quando l’accordo lo consente. Per il 2026 e il 2027, l’imposta sostitutiva sui premi di risultato è stata ridotta all’1%, con un limite di 5.000 euro lordi, per i lavoratori che nell’anno precedente non hanno superato 80.000 euro di reddito da lavoro dipendente. Su un premio di 2.000 euro, l’imposta è quindi pari a 20 euro. L’alternativa è convertire il premio in welfare: in questo caso la somma può essere completamente esente da imposte e contributi. Se destinata alla previdenza complementare o al fondo sanitario, non consuma neppure i limiti ordinari previsti per queste voci. Poiché la tassazione del premio in denaro è oggi molto bassa, la scelta dipende soprattutto dalle esigenze personali. Chi ha bisogno di liquidità può preferire il pagamento in busta paga; chi deve sostenere spese scolastiche o desidera rafforzare la propria previdenza può valutare la conversione. La conversione è una scelta del lavoratore e non può essere imposta dall’azienda.  Neoassunti trasferiti per lavoro: il rimborso dell’affitto fino a 5.000 euro. È prevista una soglia specifica per i lavoratori assunti a tempo indeterminato nel corso del 2025 che abbiano trasferito la propria residenza per motivi di lavoro. Le somme rimborsate dal datore di lavoro per l’affitto e le spese di manutenzione dell’abitazione presa in locazione possono essere esenti fino a 5.000 euro annui per i primi due anni dall’assunzione, purché ricorrano tutte queste condizioni: nel 2024 il reddito da lavoro dipendente non superava 35.000 euro; la nuova residenza dista più di 100 chilometri da quella precedente; viene presentata una dichiarazione sostitutiva che indica il luogo di residenza nei sei mesi precedenti l’assunzione. Questo rimborso si aggiunge al limite ordinario di 1.000 o 2.000 euro e non lo riduce. La somma, tuttavia, rileva ai fini ISEE e per l’accesso alle prestazioni sociali.

Va ricordato, qualcuno che fa confusione, che i benefit non possono sostituire una parte della retribuzione già concordata. Lo stipendio non può essere ridotto per compensare l’erogazione di buoni o rimborsi. Allo stesso modo, un’azienda non può imporre la sostituzione di un aumento con benefit, salvo i meccanismi di conversione volontaria del premio di risultato previsti dagli accordi applicabili. Accettare buoni al posto di un aumento può infatti comportare la rinuncia ai contributi previdenziali e agli effetti che quella somma avrebbe sul TFR.

Quali beni e servizi può chiedere individualmente il lavoratore, anche senza accordi sindacali? Nel settore privato, il lavoratore può rivolgersi direttamente all’azienda e chiedere l’erogazione di singoli fringe benefit anche quando il CCNL non li prevede espressamente e non esiste un accordo aziendale o sindacale sul welfare. Le richieste individuali possono riguardare: Buoni spesa e buoni carburante, entro il plafond fiscale applicabile. Beni e regali aziendali, compresi i dispositivi elettronici riconosciuti come benefit.

Telefono aziendale utilizzabile anche per esigenze personali, secondo le modalità stabilite dall’azienda. Automobile aziendale per uso promiscuo, se l’azienda è disponibile a concederla. Rimborso delle bollette domestiche di acqua, luce e gas. Rimborso del canone di affitto dell’abitazione principale. Rimborso degli interessi sul mutuo della prima casa. Per queste prestazioni non è necessariamente richiesto un accordo sindacale: l’azienda può valutarle e riconoscerle anche a un singolo dipendente. Restano da rispettare i limiti fiscali, i requisiti previsti per ciascuna voce e gli obblighi di documentazione.

I benefici che NON rientrano nel limite di 1.000 o 2.000 euro. Alcuni esempi importanti sono:

Prestazione	Limite di 1.000/2.000 euro
Buoni pasto elettronici o cartacei	No: seguono limiti fiscali propri
Abbonamenti al trasporto pubblico	No, se ricorrono le condizioni previste dalla legge
Spese scolastiche dei figli, rette degli asili e servizi educativi ammessi	No, se rispettano i requisiti fiscali specifici
Servizi di assistenza a familiari anziani o non autosufficienti	No, se rientrano nelle fattispecie agevolate
Contributi alla previdenza complementare	No: hanno un limite di deducibilità autonomo
Contributi a fondi sanitari integrativi	No: seguono una disciplina fiscale specifica