La sostituzione di lavoratori assenti e il diritto all’inquadramento superiore: limiti, tutele e orientamenti giurisprudenziali

Il quesito che ci pone Roberto, offre l’occasione per affrontare un tema classico del diritto del lavoro: La disciplina dello svolgimento di mansioni superiori in caso di sostituzione di lavoratori assenti e le condizioni alle quali può maturare il diritto al definitivo riconoscimento dell’inquadramento superiore. Il punto di partenza è rappresentato dall’art. 2103 c.c., così come riformato dal d.lgs. n. 81/2015 (c.d. Jobs Act). Nel caso di assegnazione a mansioni superiori, il legislatore prevede due conseguenze distinte: a) diritto immediato al trattamento economico corrispondente alle mansioni effettivamente svolte; b) diritto all’assegnazione definitiva della qualifica superiore, ove tale svolgimento si protragga oltre il periodo fissato dalla legge o dai contratti collettivi (in difetto, sei mesi continuativi). Questa è la c.d. promozione automatica, espressione del principio di valorizzazione della professionalità del lavoratore e di tutela contro l’utilizzo improprio di mansioni superiori senza adeguato riconoscimento. La stessa disposizione codicistica introduce, tuttavia, una deroga rilevante: la promozione automatica non opera quando il lavoratore svolge mansioni superiori in sostituzione di altro dipendente assente con diritto alla conservazione del posto. Rientrano in tale ipotesi, a titolo esemplificativo, la malattia, l’infortunio, la maternità o paternità, l’aspettativa, i congedi previsti dalla legge o dal contratto collettivo. La ratio è evidente: garantire che il lavoratore assente possa rientrare nella propria posizione senza essere definitivamente sostituito. In questo contesto, il lavoratore sostituto ha diritto alla retribuzione corrispondente alle mansioni superiori, per tutto il periodo in cui le svolge ma non matura automaticamente il diritto all’inquadramento superiore definitivo, finché la sostituzione conserva carattere effettivamente temporaneo.  La deroga non è però illimitata. La giurisprudenza di legittimità ha da tempo chiarito che essa non può trasformarsi in uno strumento per eludere la disciplina della promozione automatica. In particolare, la Cassazione civile n. 31120/2025 ha ribadito un principio ormai consolidato: la sostituzione del lavoratore assente esclude la promozione automatica solo se mantiene un collegamento effettivo e temporaneo con l’assenza del titolare del posto. Quando tale collegamento viene meno, la deroga non è più giustificata. Elemento centrale è dunque la durata della sostituzione. La Corte di Cassazione ha più volte affermato che non è sufficiente qualificare formalmente una prestazione come “sostituzione”, occorre verificare in concreto se l’assegnazione abbia ancora natura temporanea.  Una sostituzione che si protrae per un periodo eccessivamente lungo (la giurisprudenza richiama frequentemente periodi pluriennali) può rivelare un uso distorto dello strumento. In tali casi la posizione del lavoratore sostituto tende a stabilizzarsi di fatto e l’assenza del titolare perde rilevanza causale configurandosi un aggiramento dell’art. 2103 c.c.  La citata sentenza n. 31120/2025 evidenzia come una sostituzione protratta per diversi anni possa integrare un abuso, legittimando il riconoscimento dell’inquadramento superiore. Gli indici sintomatici dell’abuso. Il giudice, chiamato a decidere, non si limita al dato temporale, ma valuta un complesso di circostanze, tra cui la durata complessiva della sostituzione, la probabilità concreta di rientro del lavoratore sostituito, l’eventuale vacanza strutturale del posto, la continuità e pienezza delle mansioni superiori svolte e l’assetto organizzativo dell’impresa. Se emerge che il lavoratore è stato utilizzato stabilmente per coprire un ruolo, la tutela della professionalità prevale sulle esigenze organizzative del datore di lavoro. Il ruolo della contrattazione collettiva (CCNL). Un elemento decisivo è rappresentato dalla disciplina contenuta nei contratti collettivi nazionali di lavoro. Molti CCNL fissano termini più brevi per la maturazione del diritto all’inquadramento superiore, prevedono obblighi formali a carico del datore di lavoro (ad esempio, indicazione del nominativo del sostituito e della causale) e disciplinano specificamente le indennità di sostituzione.  La giurisprudenza riconosce piena efficacia a tali previsioni, in quanto espressione dell’autonomia collettiva. Pertanto, la verifica del diritto del lavoratore non può prescindere dall’analisi del CCNL applicato. Sul piano amministrativo, il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali e l’Ispettorato Nazionale del Lavoro hanno più volte ribadito, nelle proprie circolari e note interpretative, alcuni principi chiave: a) il criterio sostanziale dell’effettivo svolgimento delle mansioni prevale su quello formale; b) l’assegnazione a mansioni superiori deve essere valutata in base alla concretezza delle attività svolte; c) eventuali prassi elusive possono integrare violazioni ispettive.  Pur non sempre intervenendo in modo specifico sulla sostituzione, tali orientamenti rafforzano l’impostazione giurisprudenziale centrata sulla tutela della professionalità e sul divieto di abuso. Il diritto del lavoratore nel periodo intermedio. Durante la sostituzione, anche se non matura immediatamente il diritto all’inquadramento definitivo, il lavoratore ha comunque diritto alle differenze retributive per le mansioni superiori svolte, a eventuali indennità previste dal CCNL e al riconoscimento dell’esperienza professionale maturata.  Il mancato pagamento della retribuzione superiore costituisce violazione autonoma, azionabile anche giudizialmente.

Concludendo. Alla luce del quadro normativo e giurisprudenziale, si può affermare che la sostituzione di un lavoratore assente esclude temporaneamente la promozione automatica ma tale esclusione opera solo finché la sostituzione è effettivamente temporanea. Quando la durata diventa irragionevole e si perde il collegamento con l’assenza del titolare, il lavoratore può acquisire il diritto all’inquadramento superiore definitivo.