Rimborsi spese di viaggio e trasporto; parcheggi, pedaggi, taxi e indennità chilometrica alla luce delle nuove regole

Lo svolgimento dell’attività lavorativa fuori dalla sede ordinaria comporta spesso l’anticipazione, da parte del dipendente, di spese di trasporto e mobilità che, in base al principio di neutralità fiscale dei rimborsi, non dovrebbero tradursi in un aggravio impositivo. Il riferimento cardine resta l’articolo 51 del TUIR (D.P.R. 917/1986), che

disciplina il concetto di reddito di lavoro dipendente e, in particolare, il comma 5 che regola il trattamento fiscale delle indennità e dei rimborsi per trasferte.  Sul punto, l’Agenzia delle Entrate è intervenuta con la circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025, fornendo un quadro organico e aggiornato delle modalità di rimborso delle spese di viaggio, alla luce delle modifiche normative intervenute nel 2024 e nel 2025, con particolare attenzione ai profili di tracciabilità dei pagamenti e agli spostamenti effettuati all’interno del territorio comunale. L’obiettivo dichiarato dell’Amministrazione finanziaria è duplice: da un lato, semplificare la gestione delle note spese per imprese e lavoratori; dall’altro, rafforzare i presidi contro utilizzi distorsivi dei rimborsi, assicurando che le somme non imponibili siano effettivamente correlate a spese sostenute nell’interesse del datore di lavoro.

Il perimetro generale: rimborsi spese e imponibilità secondo l’art. 51 TUIR. In via generale, non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente: le indennità e i rimborsi analitici di spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto sostenute in occasione di trasferte fuori dal territorio comunale della sede di lavoro; i rimborsi di spese documentate di viaggio e trasporto, anche se la trasferta avviene all’interno del Comune, secondo le recenti modifiche normative. Restano invece imponibili, salvo specifiche esclusioni, le somme erogate a titolo forfettario o non adeguatamente documentate. Il sistema distingue quindi tra: rimborso analitico (a piè di lista); rimborso forfettario; **sistema misto, con differenti conseguenze fiscali, ma con una costante: la centralità della documentazione e, oggi più che mai, della tracciabilità dei pagamenti.

Le trasferte nel Comune dopo il D.lgs. 192/2024: più flessibilità, ma con regole. Una delle novità più rilevanti è introdotta dal D.lgs. 192/2024, che ha rivisto il trattamento delle spese sostenute per trasferte effettuate all’interno del territorio comunale della sede di lavoro. Storicamente, tali spese erano considerate, in linea di principio, imponibili, salvo il rimborso di costi di trasporto pubblico. Dal 2025, invece, è riconosciuta la possibilità di rimborsare in esenzione: le spese di viaggio e trasporto anche nel Comune, purché documentate e inerenti alla trasferta per conto del datore di lavoro. La circolare 15/E chiarisce che rientrano in tale ambito: biglietti e titoli di trasporto; pedaggi; parcheggi; **utilizzo del mezzo proprio con rimborso chilometrico. La ratio è evidente: superare una distinzione ormai poco coerente con l’organizzazione moderna del lavoro, dove spostamenti anche brevi possono essere funzionali all’attività aziendale. Un punto di grande interesse operativo riguarda l’utilizzo dell’auto propria del dipendente. In presenza di autorizzazione del datore di lavoro e di una trasferta, anche all’interno del Comune, il rimborso chilometrico non concorre a formare reddito a condizione che sia determinato sulla base della percorrenza effettiva, del tipo di veicolo utilizzato e dei costi chilometrici desumibili dalle tabelle ACI pubblicate annualmente. Il rimborso deve essere supportato da una documentazione idonea (ordine di missione, indicazione del percorso, motivazione dello spostamento) che consenta di dimostrare l’inerenza all’attività lavorativa. Per il lavoratore, ciò significa che l’importo riconosciuto entra in busta paga come somma netta, senza ritenute IRPEF e contributive; per l’azienda, il costo è deducibile secondo le regole ordinarie.  Taxi e NCC: l’obbligo di tracciabilità introdotto nel 2025. La Legge di bilancio 2025, come interpretata dalla circolare 15/E e coordinata con il D.L. 84/2025, ha introdotto un obbligo specifico di tracciabilità per le spese sostenute tramite taxi e noleggio con conducente (NCC) nell’ambito di trasferte effettuate sul territorio italiano. In particolare: affinché il rimborso di tali spese non sia imponibile per il dipendente, il pagamento deve avvenire con strumenti tracciabili: carte di credito/debito, app di pagamento, bonifici o altri sistemi elettronici. Se il taxi viene pagato in contanti in Italia, il rimborso perde il requisito di esenzione e concorre a formare reddito di lavoro dipendente. Per le trasferte all’estero, invece, l’obbligo di tracciabilità non opera: il rimborso resta esente anche se il pagamento è avvenuto in contanti, ferma restando la necessità di documentazione. Dal lato aziendale, la tracciabilità è condizione anche per la piena deducibilità del costo dal reddito d’impresa, rafforzando l’allineamento tra disciplina del dipendente e del datore di lavoro. La regola vale indipendentemente dal metodo di rimborso adottato (analitico, forfettario o misto).

Pedaggi autostradali e parcheggi: contanti ammessi, ma con documenti “qualificati”

La circolare 15/E ha sciolto un nodo interpretativo molto sentito in pratica. I pedaggi autostradali e i parcheggi sono considerati spese di viaggio e trasporto; il rimborso resta esente anche se il pagamento avviene in contanti. Il parcheggio viene espressamente ricondotto tra le spese di viaggio ma  per garantire l’esenzione il documento giustificativo deve consentire l’identificazione del veicolo e la durata della sosta; sono quindi rilevanti ricevute che riportino la targa o altri elementi univoci. In presenza di tali requisiti, il rimborso del parcheggio non concorre a formare reddito anche se il pagamento è stato effettuato in contanti e anche se la trasferta è avvenuta nel Comune.

Come dimostrare la tracciabilità nella nota spese. Per le spese soggette all’obbligo di pagamento tracciabile (in primis taxi e NCC in Italia), il lavoratore deve fornire al datore di lavoro idonea prova del mezzo utilizzato. La circolare individua come documenti validi: ricevute POS o scontrini di pagamento elettronico; evidenze di transazioni bancarie; copie di pagamenti tramite PagoPA, MAV o bollettini postali; estratti conto bancari o di carte. L’estratto conto è ammesso in via residuale. In tal caso, il dipendente è tenuto a oscurare le informazioni non pertinenti, nel rispetto della normativa privacy, lasciando visibili solo i dati necessari a collegare il pagamento alla spesa rimborsata. Resta fermo che i biglietti di trasporto pubblico di linea (autobus, metro, treni), così come quelli di aerei e navi, continuano a essere rimborsabili in esenzione anche se pagati in contanti.

Le “altre spese” e le soglie forfettarie. Accanto a vitto, alloggio e trasporto, l’art. 51 TUIR consente di riconoscere in esenzione anche un importo forfettario per altre piccole spese non documentabili (mance, piccoli acquisti) fino a 15,49 euro al giorno per trasferte in Italia;

fino a 25,82 euro al giorno per trasferte all’estero. Tali importi restano non imponibili anche in assenza di documentazione e indipendentemente dal mezzo di pagamento.

Specchietto riassuntivo

Tipologia di spesa	Trasferta	Esenzione fiscale per il dipendente	Pagamento tracciabile obbligatorio	Documentazione richiesta	Riferimenti normativi / prassi
Biglietti trasporto pubblico (bus, metro, treno)	Italia / Estero – Dentro e fuori Comune	Sempre esente	No	Biglietto/titolo di viaggio	Art. 51, c. 5 TUIR – Circ. 15/E/2025
Aereo / Nave	Italia / Estero	Sempre esente	No	Biglietto o carta d’imbarco	Art. 51, c. 5 TUIR
Taxi / NCC	Italia	Solo se pagamento tracciabile	Sì	Ricevuta + prova pagamento elettronico	L. Bilancio 2025 – DL 84/2025 – Circ. 15/E/2025
	Estero	Esente anche se contanti	No	Ricevuta del servizio	Circ. 15/E/2025
Pedaggi autostradali	Italia – Dentro e fuori Comune	Esente	No	Ricevuta/scontrino pedaggio	Circ. 15/E/2025
Parcheggi	Italia – Dentro e fuori Comune	Esente se qualificati	No	Ricevuta con targa/periodo sosta	Circ. 15/E/2025
Indennità chilometrica (mezzo proprio)	Italia – Dentro e fuori Comune	Esente	No	Nota con km, percorso, veicolo	Art. 51, c. 5 TUIR – Tabelle ACI – D.Lgs. 192/2024
Vitto e alloggio (rimborso analitico)	Fuori Comune	Esente	(salvo regole aziendali)	Fattura/ricevuta intestata o riferibile	Art. 51, c. 5 TUIR
	Dentro Comune	Imponibile	–	–	Art. 51 TUIR
Altre piccole spese (mance, extra)	Italia	fino a € 15,49/giorno	No	Non richiesta	Art. 51, c. 5 TUIR
	Estero	fino a € 25,82/giorno	No	Non richiesta	Art. 51, c. 5 TUIR
Rimborso forfettario	Fuori Comune	Parzialmente esente entro limiti	No	Non richiesta	Art. 51, c. 5 TUIR
Trasferte nel Comune (viaggio/trasporto)	Dentro Comune	Esente se documentate	Solo taxi/NCC	Documenti di spesa	D.Lgs. 192/2024 – Circ. 15/E/2025

Conoscere i propri diritti è importante ma, ancora di più, è esercitarli nel modo corretto. I dirigenti di Azione Sindacale Udine garantiscono ai propri iscritti una tutela gratuita, qualificata e tempi di attesa che non superano, nella peggiore delle ipotesi, le 48 ore. 

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