“Sostituzione del lavoratore assente e mansioni superiori: limiti, abusi e tutele dopo l’Ordinanza Cass. n. 31120/2025”

Di seguito, un approfondimento giuridico sul tema della «sostituzione del lavoratore assente e assegnazione a mansioni superiori», con particolare riferimento all’Ordinanza della Corte di Cassazione n. 31120/2025.

Sintesi del fatto e principio affermato dalla Cassazione. Nel caso deciso con l’ordinanza n. 31120 del 28 novembre 2025 la Corte di Cassazione è intervenuta su una vicenda nella quale una lavoratrice di qualifica inferiore aveva svolto, per un periodo pluriennale (circa

quattro anni), le funzioni di capo ufficio in sostituzione di un collega assente titolare del diritto alla conservazione del posto. La Corte ha ritenuto che la mera qualificazione formale della sostituzione quale «sostituzione dell’assente con diritto alla conservazione del posto» non esclude automaticamente il diritto del sostituto al riconoscimento definitivo dell’inquadramento superiore qualora la durata e le circostanze della sostituzione rendano manifesta l’abusività dell’uso del sostituto da parte del datore. In altri termini: la sostituzione può essere eccezione alla regola della stabilizzazione dell’inquadramento, ma tale eccezione non opera in modo automatico; il giudizio richiede valutazione concreta, comprensiva della durata e dell’organizzazione aziendale. 

Quadro normativo essenziale. Art. 2103 c.c.🡪 principio generale. L’art. 2103 c.c. dispone che il prestatore deve essere adibito alle mansioni per le quali è stato assunto o a quelle corrispondenti a qualifica superiore, e che, in caso di assegnazione a mansioni superiori, il lavoratore ha diritto al trattamento corrispondente all’attività svolta; inoltre, l’assegnazione diviene definitiva dopo il periodo fissato dai contratti collettivi o, in mancanza, dopo sei mesi continuativi, salvo che l’assegnazione sia avvenuta per ragioni di sostituzione di altro lavoratore in servizio (comma di deroga). 

Il ruolo della contrattazione collettiva. Il CCNL può fissare un termine diverso (di norma più rigoroso o più breve) rispetto ai sei mesi; storicamente la contrattazione poteva prevedere anche il termine di tre mesi, ma la riforma ha portato il termine legale di riferimento a sei mesi salvo diversa previsione collettiva. Regole processuali e di prova. Spetta al lavoratore che domanda il riconoscimento dell’inquadramento superiore dimostrare lo svolgimento effettivo e continuativo delle mansioni superiori; d’altro canto, la Cassazione richiama il controllo del giudice sul possibile abuso datoriale quando la sostituzione si protragga oltre termini che contrastino con la temporaneità dell’assenza. Eccezione non automatica. L’eccezione prevista dall’art. 2103 (cioè: non stabilizzazione se si tratta di «sostituzione dell’assente») non è di per sé sufficiente a precludere il diritto all’inquadramento definitivo quando la sostituzione sia in realtà sistematica, prolungata e incompatibile con la natura meramente temporanea. Il giudice deve accertare la realtà fattuale, valutando la durata, la natura dell’assenza, la documentazione aziendale e l’organizzazione del lavoro. Durata come elemento determinante ma non esclusivo. La Corte indica la durata (es. anni) come elemento sintomatico dell’abuso, ovvero come circostanza di grande rilievo: sostituzioni pluriennali rendono difficilmente sostenibile l’eccezione salvi motivi concreti che giustifichino tale protrazione. Tuttavia il sindacato/giudice deve esaminare tutte le circostanze (comunicazioni aziendali, provvedimenti formali, assenza di rientro del titolare, impegni organizzativi). Onere di documentazione del datore di lavoro. La Corte richiama implicitamente la necessità, per il datore, di prevedere e formalizzare atti che giustifichino la temporaneità della sostituzione (provvedimenti che esplicitino la finalità sostitutiva, atti organizzativi che dimostrino il carattere temporaneo, comunicazioni al sostituito e all’interessato). In assenza di simili elementi, il ricorso al semplice richiamo alla tutela del posto dell’assente non è sufficiente a dimostrare l’eccezione normativa. 

Conseguenze pratiche e rimedi riconoscibili. **Riconoscimento dell’inquadramento e decorrenza retributiva: se il giudice accerta che le mansioni superiori sono state svolte con carattere continuativo e non era giustificabile la protrazione della sostituzione, il lavoratore ha diritto al trattamento economico e normativo corrispondente dalla data in cui le mansioni superiori sono state effettivamente svolte (salvo limiti prescrizionali e temporali). 

Efficacia contributiva e previdenziale: la riclassificazione produce effetti anche sul piano contributivo (iscrizione, retribuzione utile ai fini pensionistici), dunque il sindacato dovrà richiedere che le eventuali differenze retributive e contributive siano regolarizzate. Ordini di prova utili in giudizio: Documenti aziendali che attestino l’organizzazione del lavoro, comunicazioni formali di nomina/affidamento incarico, buste paga con descrizione della prestazione, ordini di servizio, mail o circolari che giustifichino il carattere temporaneo, ogni atto che dimostri iniziative volte a reintegrare il titolare (evidenze di mancato rientro). La mancanza di provvedimenti aziendali che formalizzino la temporaneità è elemento favorevole al riconoscimento del diritto. Strategie sindacali chiedere al datore di lavoro (tramite formale richiesta sindacale) copia degli atti che motivino e giustifichino la sostituzione e il piano organizzativo relativo; richiesta di copia delle comunicazioni al lavoratore sostituito (nominativo dell’assente, titolo dell’assenza, durata prevista). Questo mette il datore nella condizione di dover giustificare formalmente la temporaneità.  Iniziativa collettiva: ove più lavoratori sostituiscano colleghi assenti per lunghi periodi, promuovere una vertenza collettiva per la definizione dei criteri interni di sostituzione e di riconoscimento economico provvisorio (accordi aziendali che prevedano scatti/retribuzioni in attesa di definizione giuridica). Azione giudiziale individuale o collettiva: predisporre istanze giudiziali (ricorso per il riconoscimento dell’inquadramento superiore e delle differenze retributive) corredate da prova documentale; ove la prova sia in gran parte detenuta dal datore, invocare l’accertamento giudiziale e l’acquisizione documentale in corso di causa. La recente Cassazione giova alle iniziative poiché ribadisce la possibilità di superare la presunzione di temporaneità quando l’uso sia effettivamente prolungato. Provvedimenti cautelari: valutare, ove sussistano i presupposti, misure cautelari per ottenere il riconoscimento urgente della retribuzione corrispondente alle mansioni superiori; ciò è utile quando il lavoratore subisce grave pregiudizio economico dall’assenza del riconoscimento. (Va valutata la fattispecie concreta con il legale di fiducia).Argomentazioni processuali: dimostrare lo svolgimento continuativo e sostanziale delle mansioni superiori (descrizione quotidiana delle attività, prova delle responsabilità esercitate, rapporti gerarchici e decisioni prese in concreto). Contestazione dell’eccezione sostitutiva: contestare che la sostituzione sia meramente temporanea; evidenziare la mancanza di atti formali che limitino la durata; mettere in rilievo la protrazione pluriennale, incompatibile con la finalità protettiva dell’assenza del titolare.Richiamo normativo: invocare art. 2103 c.c. e la giurisprudenza della Cassazione (ordinanza 31120/2025) per sostenere che la deroga non può essere strumentalizzata dal datore di lavoro per escludere il diritto del sostituto quando l’organizzazione aziendale ha di fatto istituzionalizzato il nuovo assetto. 

Concludendo. La Cassazione (ordinanza n. 31120/2025, 28 novembre 2025) conferma un principio di tutela della professionalità del lavoratore sostituto: la qualità e la durata della sostituzione, unitamente alla documentazione aziendale e all’organizzazione del lavoro, sono fattori decisivi per stabilire se l’assegnazione a mansioni superiori debba considerarsi definitiva ai sensi dell’art. 2103 c.c. L’indicazione pratica per il sindacato è chiara: occorre raccogliere elementi di prova, richiedere formalmente la documentazione aziendale e valutare l’attivazione di iniziative negoziali e/o giudiziarie per ottenere il riconoscimento dell’inquadramento e delle conseguenti spettanze. 

Conoscere i propri diritti è importante ma, ancora di più, è esercitarli nel modo corretto. I dirigenti di Azione Sindacale Udine garantiscono ai propri iscritti una tutela gratuita, qualificata e tempi di attesa che non superano, nella peggiore delle ipotesi, le 48 ore. 

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