Tutela della Privacy del Lavoratore: Il Garante si pronuncia sull’illegittimità della diffusione dei motivi di assenza

Anche in presenza di obblighi normativi relativi alla pubblicazione degli orari di lavoro, il datore di lavoro non può in alcun modo rendere noti ( tutella della privacy del lavoratore)– neppure in forma abbreviata o siglata – i motivi delle assenze dei dipendenti attraverso bacheche aziendali o comunicazioni interne accessibili ad altri lavoratori o terzi. È quanto ha stabilito il Garante per la protezione dei dati personali con il provvedimento n. 363 del 23 giugno 2025, ribadendo un principio fondamentale: la tutela della riservatezza dei lavoratori prevale su esigenze organizzative dell’azienda quando queste non siano accompagnate da adeguate garanzie.

L’intervento del Garante è stato sollecitato da un reclamo presentato da un lavoratore, i cui motivi di assenza risultavano essere indicati con sigle identificative (es. "ML" per malattia, "IN" per infortunio, "104" per permessi ex L. 104/1992) accanto al nominativo riportato in un prospetto settimanale affisso nella bacheca aziendale accessibile a tutti i dipendenti. L’azienda, nella propria difesa, aveva sostenuto l'esigenza di garantire un’adeguata programmazione dei turni e una comunicazione trasparente all’interno del team. Tuttavia, il Garante ha respinto tali argomentazioni, chiarendo che anche l’utilizzo di codici o sigle, se comprensibili all’interno del contesto aziendale, equivale a un trattamento di dati personali relativi alla salute o ad altri aspetti sensibili della vita del lavoratore, e come tale è soggetto a stringenti limitazioni previste dal GDPR (Regolamento UE 2016/679) e dal Codice Privacy (D.lgs. 196/2003, come modificato dal D.lgs. 101/2018).

Principi richiamati dal Garante. Nel provvedimento, il Garante ha richiamato in particolare:

Il principio di minimizzazione dei dati (art. 5, par. 1, lett. c) GDPR), secondo cui i dati trattati devono essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità del trattamento. Il principio di liceità, correttezza e trasparenza (art. 5, par. 1, lett. a) GDPR), che impone al datore di lavoro di informare correttamente i dipendenti sul trattamento dei loro dati e di evitare esposizioni non necessarie. L’art. 88 del GDPR e l’art. 113 del Codice Privacy, i quali regolano il trattamento dei dati personali nell’ambito del rapporto di lavoro, con particolare attenzione ai dati relativi alla salute e alle assenze.

Per chi, come Azione Sindacale, opera a tutela dei lavoratori dipendenti, il provvedimento 363/2025 rappresenta uno strumento operativo importante: Prevenzione e consulenza interna: È utile informare i lavoratori circa i propri diritti in materia di protezione dei dati personali. È opportuno vigilare affinché le modalità di comunicazione interna da parte delle aziende (turnazioni, assenze, variazioni di orario) siano conformi alla normativa privacy. 

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Nel caso in cui l’azienda ignori i propri obblighi è possibile presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, anche tramite procedura online disponibile sul sito dell’Autorità.  In caso di lesione concreta della dignità o dell’immagine del lavoratore, può essere valutata l’opportunità di un’azione giudiziaria, anche con richiesta di risarcimento ex art. 82 GDPR.

Conclusione. Il provvedimento 363/2025 rafforza l’orientamento ormai consolidato secondo cui la riservatezza del lavoratore non può essere sacrificata sull’altare dell’efficienza organizzativa. Compito dei rappresentanti dei lavoratori è quello di vigilare, segnalare e agire con tempestività quando la privacy viene violata. L’informazione è il primo strumento di difesa, e l’attivazione delle sedi competenti è un dovere professionale, oltre che un diritto del lavoratore.

Conoscere i propri diritti è importante ma, ancora di più, è esercitarli nel modo corretto. I dirigenti di Azione Sindacale Udine garantiscono ai propri iscritti una tutela gratuita, qualificata e tempi di attesa che non superano, nella peggiore delle ipotesi, le 48 ore. 

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