Rimborsi spese e trasferte. La nuova centralità della tracciabilità fiscale. Ecco cosa dobbiamo sapere

Il sistema tributario italiano ha definitivamente superato la fase in cui la tracciabilità dei pagamenti rappresentava un mero adempimento formale. Con l’ultimo intervento

interpretativo dell’Agenzia delle Entrate, la tracciabilità diventa un requisito sostanziale, idoneo a incidere direttamente sull’esistenza stessa del beneficio fiscale. Il principio oggi consolidato è netto: in assenza di un pagamento tracciabile, il rimborso assume rilevanza reddituale per il percettore. Questa impostazione è stata sistematizzata dalla circolare dell’Agenzia delle Entrate 22 dicembre 2025, n. 15/E, che coordina un quadro normativo stratificato composto da dal D.lgs. 30 dicembre 2024, n. 192 (riforma dell’IRPEF e del reddito di lavoro autonomo); dalla Legge 30 dicembre 2024, n. 207 (Legge di Bilancio 2025) e dal D.L. 18 giugno 2025, n. 84, convertito con modificazioni.  L’intervento normativo incide in modo trasversale sulla determinazione del reddito di lavoro dipendente, autonomo e d’impresa, segnando una discontinuità strutturale rispetto al passato.

A partire dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024, l’ordinamento impone l’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili per specifiche categorie di spese sostenute sul territorio nazionale. L’obbligo riguarda in particolare: **Spese di vitto e alloggio, comprese le somme corrisposte a titolo di imposta di soggiorno;

Spese di viaggio e trasporto( tema rimborsi spese e trasferte) effettuate mediante autoservizi pubblici non di linea, ossia taxi e noleggio con conducente (NCC). La prassi amministrativa ha chiarito che l’obbligo non dipende dal modello organizzativo del vettore, ma dalla natura del servizio reso. Di conseguenza, rientrano pienamente nel perimetro anche i servizi intermediati tramite piattaforme digitali di mobilità, come Uber o operatori analoghi. La tracciabilità è richiesta indipendentemente dalla distanza o dal luogo della trasferta: si applica tanto agli spostamenti effettuati all’interno del territorio comunale quanto a quelli extra-comunali. Dal 1° gennaio 2025, la violazione dell’obbligo produce effetti immediati sul piano fiscale: il rimborso concorre alla formazione del reddito di lavoro dipendente; **la conseguenza opera a prescindere dalla modalità di rimborso adottata (analitica, forfetaria o mista). Solo la prova di un pagamento tracciabile consente di preservare la non imponibilità del rimborso.

Le esclusioni: continuità con il regime precedente. Il legislatore ha comunque mantenuto alcune aree di continuità, escludendo specifiche tipologie di spesa dall’obbligo generalizzato di tracciabilità. Restano escluse le spese per trasporti pubblici di linea (autobus, tram, metropolitana, treni, aerei e navi); e le indennità chilometriche riconosciute per l’uso del mezzo proprio. Questa esclusione consente alle imprese di continuare a utilizzare le procedure tradizionali di rimborso chilometrico, basate sulle percorrenze e sulle Tabelle ACI, senza la necessità di dimostrare il pagamento elettronico di ogni singolo spostamento. Spieghiamo meglio questo paragrafo🡪 Il rimborso chilometrico deve essere calcolato esclusivamente sulla base delle Tabelle ACI (art. 51, comma 5, TUIR per i dipendenti; art. 95 TUIR per le imprese). In concreto: si individua il modello esatto del veicolo utilizzato (marca, modello, alimentazione); si applica il costo chilometrico ACI vigente per l’anno di riferimento; si moltiplica tale costo per i chilometri effettivamente percorsi per motivi di lavoro. Non è ammesso l’utilizzo di importi forfetari sganciati dalle Tabelle ACI; e l’applicazione di stime generiche o medie non documentate.  Come deve essere documentato il rimborso. La documentazione non riguarda il pagamento (che può avvenire anche senza tracciabilità), ma l’effettività e l’inerenza dello spostamento. È necessario conservare Autorizzazione alla trasferta o all’uso del mezzo proprio. Anche in forma interna (ordine di servizio, e-mail, policy aziendale). Nota spese dettagliata. Deve indicare chiaramente data della trasferta; luogo di partenza e di arrivo; motivazione lavorativae numero di chilometri percorsi. Identificazione del veicolo (targa del mezzo utilizzato;

modello conforme alle Tabelle ACI applicate). Attenzione🡪 Il rimborso può essere contestato se mancano i dati sui chilometri percorsi, non è identificabile il veicolo, non si applicano le Tabelle ACI corrette;

Lavoratori dipendenti: trasferte urbane e superamento dei vincoli documentali. Uno degli elementi di maggiore innovazione riguarda l’interpretazione dell’articolo 51, comma 5, del TUIR, in materia di trasferte dei lavoratori dipendenti. La circolare 15/E/2025 supera definitivamente l’impostazione restrittiva della risoluzione n. 92/E del 2015, eliminando l’obbligo di acquisire documenti emessi dal vettore per le spese di trasporto urbano. Oggi, i rimborsi per spese di viaggio e trasporto sostenute all’interno del territorio comunale: non concorrono al reddito del dipendente, purché siano comprovate e documentate, anche con modalità alternative; non richiedono più necessariamente la ricevuta del taxi o del vettore. In questo contesto, viene rivalutata anche la disciplina del rimborso chilometrico per uso del mezzo proprio, che: è determinato secondo le Tabelle ACI; non è più tassato nemmeno per gli spostamenti urbani. Si tratta di un chiaro superamento dell’orientamento storico espresso nella circolare n. 326/1997. Ulteriore chiarimento rilevante riguarda: i pedaggi autostradali e le spese di parcheggio. Tali oneri non costituiscono reddito per il dipendente se supportati da documentazione idonea a identificare il veicolo e la sosta. Essi sono qualificati a tutti gli effetti come spese di viaggio, sia in ambito urbano sia extraurbano.

Specchietto riepilogativo

Soggetto	Tipologia di spesa	Tracciabilità richiesta	Effetto fiscale in assenza
Lavoratore dipendente	Vitto, alloggio, taxi/NCC in Italia	Sì	Rimborso tassabile
Lavoratore dipendente	Trasporto pubblico di linea	No	Rimborso non tassabile
Lavoratore dipendente	Indennità chilometrica	No	Rimborso non tassabile

❌❌❌Conoscere i propri diritti è importante ma, ancora di più, è esercitarli nel modo corretto. I dirigenti di Azione Sindacale Udine garantiscono ai propri iscritti una tutela gratuita, qualificata e tempi di attesa che non superano, nella peggiore delle ipotesi, le 48 ore⚡⚡

☎ Chiamaci 3516688108

📩 contattaci ➡ azionesindacale.fvg@gmail.com

#azionesindacaleudine #azionesindacale #udine #aiutoudine #parttime #fulltime #assistenzaudine #lavoroudine #sindacato #tuteladeidiritti #sindacatoudine